Respuesta corta
Depende de cómo uses Excel o Word. Según las preguntas frecuentes oficiales de la Agencia Tributaria, si los usas solo como plantilla (escribes los datos de la factura, la imprimes o la guardas en PDF y la conservas), no se consideran un sistema informático de facturación y VeriFactu no te afecta. En cambio, si tu hoja de cálculo tiene macros u otras automatizaciones que, por ejemplo, generan el libro registro de facturas, pasa a ser un sistema informático de facturación y tendría que cumplir todos los requisitos de VeriFactu, algo que en la práctica no puede hacer.
Pero hay un segundo factor que muchos olvidan: la factura electrónica obligatoria entre empresas (octubre de 2028 para autónomos y pymes). Si facturas a empresas o a otros autónomos, una factura hecha en Word o Excel y enviada en PDF no servirá a partir de esa fecha.
Qué dice Hacienda sobre Excel y Word
La Agencia Tributaria responde a esta duda en sus preguntas frecuentes sobre el ámbito de aplicación de VeriFactu. Su criterio, resumido:
Cuándo no te afecta VeriFactu
El reglamento no se aplica si usas el procesador de texto o la hoja de cálculo exclusivamente para:
- Introducir los datos de las facturas.
- Expedirlas e imprimirlas (en papel o en PDF).
- Conservar la información de las facturas.
La AEAT pone un ejemplo: usar Excel para hacer simples listados de facturas emitidas, incluso con sumatorios u otras reglas de cálculo, no convierte la hoja en un sistema de facturación.
Añade que, si la facturación la hace materialmente el propio empresario de forma manual (talonario, a mano o «a máquina» con Word o Excel sin funciones de sistema de facturación), no le afecta el reglamento.
Cuándo sí te afecta
Si la hoja de cálculo o el procesador de texto procesan la información de facturación con otros fines. El ejemplo de la AEAT: programar una macro que genere el libro registro de facturas expedidas. En ese caso, la hoja se considera un sistema informático de facturación y debe cumplir todos los requisitos del reglamento.
Hacienda puede comprobarlo
La AEAT advierte de que podrá verificar si la hoja de cálculo o el procesador de texto que usas cumple los criterios de un sistema de facturación, según sus capacidades y herramientas. Por eso, si sigues con Word o Excel, conviene que tu plantilla sea realmente una plantilla: sin macros, sin automatismos de numeración o registro, y con los datos introducidos a mano.
Por qué Excel o Word con macros no pueden cumplir VeriFactu
Si tu hoja de cálculo es un sistema de facturación, tendría que hacer lo mismo que un programa adaptado:
| Requisito de VeriFactu | ¿Puede hacerlo Excel o Word? |
|---|---|
| Registrar cada factura al emitirla, sin posibilidad de borrarla | No: el archivo se puede editar o borrar |
| Generar una huella encadenada con la factura anterior | No, sin desarrollo a medida |
| Incluir el código QR de verificación de la AEAT | No de forma automática y fiable |
| Enviar los registros a la AEAT (modalidad VeriFactu) o firmarlos (no VeriFactu) | No |
| Tener la declaración responsable del fabricante | No: Microsoft o Apple no la emiten para un uso como sistema de facturación |
Por eso, si usas macros, numeración automática enlazada a un registro o fórmulas que construyen tu libro de facturas, lo prudente es dejar de usarlas para facturar o pasar a un programa adaptado.
El factor que más pesa: la factura electrónica B2B
Aunque tu plantilla de Word o Excel no esté afectada por VeriFactu, la factura electrónica obligatoria cambia la situación para quien factura a empresas o autónomos:
- Desde el 6 de octubre de 2027, las empresas de más de 8 millones de euros deberán emitir facturas electrónicas.
- Desde el 6 de octubre de 2028, también pymes y autónomos (Orden HAC/1028/2026).
Una factura electrónica es un fichero estructurado que se intercambia entre sistemas, no un PDF. Word o Excel no pueden emitirla por sí solos. Si facturas a clientes empresa, necesitarás un programa o la solución pública de la AEAT a partir de esa fecha.
| Tu situación | VeriFactu | Factura electrónica B2B | Conclusión |
|---|---|---|---|
| Plantilla Word/Excel sin macros, solo clientes particulares | No te afecta | No te afecta | Puedes seguir, aunque un programa te ahorraría tiempo |
| Plantilla Word/Excel sin macros, clientes empresa | No te afecta | Te afecta desde octubre de 2028 | Tendrás que cambiar antes de esa fecha |
| Excel con macros o automatismos de registro | Te afecta | Te afecta si facturas a empresas | Cambia a un programa adaptado |
Si decides dejar Excel o Word: alternativas
Aunque la plantilla siga siendo legal en tu caso, un programa adaptado tiene ventajas claras: numeración sin errores, facturas rectificativas correctas, control de cobros, cálculo del IVA y del IRPF trimestral, y preparación para la factura electrónica.
| Opción | Coste (sin IVA) | Para quién |
|---|---|---|
| Aplicación gratuita de la AEAT | 0 € | Pocas facturas, siempre con destinatario identificado |
| FacturaDirecta (plan gratis) | 0 €, hasta 10 clientes y 10 productos | Autónomos con pocos clientes fijos |
| Contasimple Básico | 0 €, 12 documentos al año | Actividad muy ocasional |
| Billin, Anfix, Contasimple Profesional | Unos 5–11 €/mes en pago anual | Quien quiere facturar barato |
| Quipu | 14–17 €/mes | Autónomos que quieren controlar sus impuestos |
Tienes todos los detalles en Mejores programas de facturación gratis adaptados a VeriFactu (enlace interno al art. 2) y en la comparativa general (art. 1).
Cómo pasar de Excel a un programa en 5 pasos
- Elige el momento: el inicio de un trimestre (1 de enero, 1 de abril, 1 de julio o 1 de octubre) para no mezclar dos sistemas en una misma declaración.
- Importa tus clientes y productos: casi todos los programas aceptan un Excel con nombre, NIF, dirección y correo.
- Decide la numeración: continúa la serie donde la dejaste en Excel o empieza una serie nueva (por ejemplo, 2027-A-0001). Lo importante es que sea correlativa y sin huecos.
- Configura tus datos fiscales: IVA habitual, retención de IRPF si facturas a empresas, exenciones si las tienes y tu logo.
- Conserva tus facturas antiguas: guarda los archivos de Excel o Word y los PDF durante el plazo legal (en general, cuatro años a efectos fiscales y seis según el Código de Comercio).
Preguntas frecuentes
¿Puedo seguir facturando con Excel cuando VeriFactu sea obligatorio?
Sí, si usas Excel solo como plantilla: introduces los datos, imprimes o guardas la factura en PDF y la conservas. Según la AEAT, ese uso no es un sistema informático de facturación. Si tu hoja tiene macros que generan el libro registro u otros automatismos, sí estaría sujeta a VeriFactu.
¿Y con Word?
Igual: usado como plantilla para escribir y emitir la factura, no te afecta VeriFactu.
¿Una hoja de Excel con fórmulas es un sistema de facturación?
Según el ejemplo de la AEAT, hacer listados de facturas con sumatorios u otras reglas de cálculo no convierte la hoja en un sistema de facturación. Programar una macro que genere el libro registro, sí.
¿Me afecta la factura electrónica si facturo con Word?
Sí, si facturas a empresas o autónomos: desde el 6 de octubre de 2028 (o 2027 si tu volumen supera 8 millones de euros), esas facturas deberán ser electrónicas estructuradas, y un PDF hecho en Word no lo es.
¿Hacienda puede revisar mi plantilla de Excel?
Sí. La AEAT advierte de que podrá comprobar si la herramienta que usas cumple los criterios de un sistema de facturación según sus capacidades.
¿Cuál es la alternativa gratis a Excel?
La aplicación gratuita de facturación de la AEAT o los planes gratuitos de programas como FacturaDirecta o Contasimple, con límites.