Introducción
Como autónomo, estás obligado a expedir factura por las entregas de bienes y prestaciones de servicios que realizas en tu actividad, con algunas excepciones. Y una factura no es cualquier documento con un importe: para que Hacienda (y tu cliente) la acepten, debe incluir los datos que exige el Reglamento de obligaciones de facturación, aprobado por el Real Decreto 1619/2012.
En esta guía te explicamos qué datos son obligatorios, cómo calcular el IVA y la retención de IRPF, y te damos ejemplos resueltos para los casos más habituales.
Resumen en 30 segundos
Una factura completa debe llevar, como mínimo:
- Número (y serie, si usas series), correlativo.
- Fecha de expedición.
- Tu nombre y apellidos, NIF y domicilio.
- Nombre o razón social, NIF y domicilio del cliente.
- Descripción de lo que facturas.
- Base imponible, tipo de IVA y cuota de IVA (por separado).
- Fecha de la operación, si es distinta de la de expedición.
- Las menciones especiales que correspondan (exención, inversión del sujeto pasivo, criterio de caja…).
Si trabajas para empresas o profesionales, además aplicarás la retención de IRPF (15 %, o 7 % en el año de alta y los dos siguientes).
Datos obligatorios de una factura
El artículo 6 del Real Decreto 1619/2012 enumera el contenido mínimo de toda factura y sus copias (texto consolidado en el BOE). Lo explicamos punto por punto.
1. Número y serie
La numeración debe ser correlativa dentro de cada serie, sin saltos ni repeticiones. Puedes usar una sola serie (2027-001, 2027-002…) o varias. Algunas facturas deben ir siempre en serie propia, por ejemplo las rectificativas o las que emite tu cliente en tu nombre (autofacturación).
2. Fecha de expedición
El día en que emites la factura.
3. Tus datos y los de tu cliente
- Nombre y apellidos o razón social completa de los dos.
- NIF de los dos. El de tu cliente es obligatorio en las operaciones realizadas en España por un empresario o profesional establecido aquí, así como en las entregas intracomunitarias y cuando el cliente es quien debe ingresar el IVA (inversión del sujeto pasivo). En la práctica, en una factura completa siempre debes pedir el NIF a tu cliente, también si es un particular.
- Domicilio de los dos. Desde 2013 ya no existe la excepción que permitía omitir el domicilio de un cliente particular (Dependencia Regional de Gestión Tributaria de Valencia).
Si tu cliente es un particular y no quieres pedirle estos datos, valora si puedes emitir una factura simplificada (ticket), que tiene requisitos menores. Lo vemos más abajo.
4. Descripción de la operación
Con los datos necesarios para determinar la base imponible: qué bienes o servicios, cantidades, precio unitario sin impuestos y cualquier descuento o rebaja que no esté incluido en ese precio.
5. Base imponible, tipo y cuota de IVA
Indica el tipo de IVA aplicado y la cuota por separado. Si en una misma factura hay líneas con distintos tipos (por ejemplo, 21 % y 10 %), debes desglosar la base de cada tipo.
6. Fecha de la operación
Solo si es distinta de la fecha de expedición: por ejemplo, si facturas a principios de mes un servicio prestado el mes anterior, o si has cobrado un anticipo.
7. Menciones especiales
Según el caso, la factura debe indicar:
- Operación exenta: la norma que la ampara (por ejemplo, «Operación exenta de IVA según el artículo 20.Uno.3.º de la Ley 37/1992»).
- Inversión del sujeto pasivo, cuando es tu cliente quien debe declarar el IVA (por ejemplo, servicios a una empresa de otro país de la UE).
- Régimen especial del criterio de caja, si estás acogido.
- Facturación por el destinatario, si la factura la emite tu cliente en tu nombre.
- Las menciones de los regímenes especiales de bienes usados o agencias de viajes, si te aplican.
Retención de IRPF: cuándo y cuánto
La retención no es un requisito del reglamento de facturación, sino del IRPF, pero debe aparecer en la factura cuando corresponde, porque tu cliente la descuenta del pago y la ingresa en Hacienda en tu nombre.
| Si eres… | Y facturas a… | ¿Retención? |
|---|---|---|
| Profesional (actividad incluida en las secciones profesionales del IAE: diseñador, abogado, consultor, psicólogo…) | Una empresa o un autónomo | Sí: 15 %, o 7 % en el año de alta y los dos siguientes |
| Profesional | Un particular | No |
| Empresario (comercio, hostelería, construcción, talleres…) en estimación directa | Cualquiera | No, con carácter general |
La retención se calcula sobre la base imponible (sin IVA) y se resta del total.
Factura completa o factura simplificada
No siempre necesitas una factura completa. El reglamento permite la factura simplificada (lo que antes se llamaba ticket) cuando:
- El importe no supera 400 €, IVA incluido.
- O no supera 3.000 €, IVA incluido, en determinadas actividades: ventas al por menor, ventas y servicios a domicilio del consumidor, hostelería y restauración, peluquerías e institutos de belleza, transporte de personas, aparcamientos y otras que enumera el artículo 4 del reglamento.
- O se trata de una factura rectificativa.
La factura simplificada necesita menos datos: número y serie, fecha, tu NIF y nombre, descripción, tipo de IVA (o la expresión «IVA incluido») e importe total. Si el cliente es una empresa o un autónomo y la pide para deducirse el IVA, debes añadir su NIF, su domicilio y la cuota de IVA desglosada.
No puedes usar factura simplificada en las entregas intracomunitarias ni en algunas operaciones con clientes de otros países.
VeriFactu: qué cambia en tu factura
Si emites tus facturas con un programa informático, este deberá cumplir VeriFactu cuando entre en vigor (según el BOE, el 1 de julio de 2027 para autónomos; Hacienda anunció en octubre de 2026 su aplazamiento a octubre de 2028, pendiente de publicarse). En la práctica, la factura incorporará un código QR y, si tu programa envía los registros a Hacienda, la mención «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT» o «VERI*FACTU». Los datos obligatorios explicados arriba no cambian.
Si usas Word o Excel solo como plantilla, según la Agencia Tributaria no es un sistema de facturación y VeriFactu no te afecta. Lo explicamos en ¿Puedo seguir facturando con Excel o Word con VeriFactu? (enlace interno al art. 41).
Ejemplos de factura resueltos
Ejemplo 1: diseñadora que factura a una empresa
Laura, diseñadora gráfica en su tercer año de actividad, factura a una empresa el diseño de un logotipo por 1.000 €.
| Concepto | Importe |
|---|---|
| Base imponible | 1.000,00 € |
| IVA (21 %) | + 210,00 € |
| Retención IRPF (7 %, tercer año de actividad) | − 70,00 € |
| Total a pagar | 1.140,00 € |
La empresa le paga 1.140 €, ingresa los 70 € de retención en Hacienda y Laura declara 210 € de IVA en su modelo 303.
Ejemplo 2: el mismo trabajo, a partir del cuarto año
| Concepto | Importe |
|---|---|
| Base imponible | 1.000,00 € |
| IVA (21 %) | + 210,00 € |
| Retención IRPF (15 %) | − 150,00 € |
| Total a pagar | 1.060,00 € |
Ejemplo 3: fontanero que factura a un particular
Javier, fontanero en estimación directa, cambia un calentador a un particular: 250 € de material y 120 € de mano de obra.
| Concepto | Importe |
|---|---|
| Calentador (1 unidad × 250 €) | 250,00 € |
| Mano de obra (3 horas × 40 €) | 120,00 € |
| Base imponible | 370,00 € |
| IVA (21 %) | + 77,70 € |
| Total a pagar | 447,70 € |
No lleva retención: ni Javier es profesional a efectos del IRPF ni el cliente es empresa. Como presta el servicio en el domicilio del cliente, el reglamento le permitiría emitir una factura simplificada (hasta 3.000 € en las ventas y servicios a domicilio del consumidor). Si prefiere una factura completa, o si el cliente la pide, debe incluir nombre, NIF y domicilio del cliente.
Plantilla de datos que debe tener tu factura
FACTURA N.º 2027-015 Fecha: 15/03/2027
EMISOR CLIENTE
Laura Gómez Ruiz Estudio Ejemplo, S.L.
NIF: 12345678Z NIF: B12345678
C/ Mayor 1, 30001 Murcia Av. Libertad 10, 30002 Murcia
Descripción Cantidad Precio Importe
Diseño de logotipo 1 1.000,00 1.000,00
Base imponible 1.000,00 €
IVA 21 % 210,00 €
Retención IRPF 7 % −70,00 €
TOTAL 1.140,00 €
Forma de pago: transferencia a ES00 0000 0000 0000 0000 0000Datos ficticios. La forma de pago no es obligatoria, pero ayuda a cobrar antes.
Cuándo hay que emitir y enviar la factura
- Regla general: en el momento de realizar la operación.
- Si el cliente es una empresa o un autónomo: antes del día 16 del mes siguiente a aquel en que se devengó el IVA de la operación.
- Facturas recapitulativas: puedes agrupar en una sola factura las operaciones de un mes con el mismo cliente, emitiéndola como máximo el último día del mes (o antes del día 16 del mes siguiente si el cliente es empresario o profesional).
La factura debe enviarse al cliente en esos mismos plazos.
Cuánto tiempo hay que guardarlas
Debes conservar tus facturas emitidas y recibidas durante el plazo de prescripción de los impuestos, que con carácter general es de 4 años. El Código de Comercio exige conservar la documentación de tu negocio durante 6 años, así que lo prudente es guardar las facturas ese tiempo.
Errores frecuentes
| Error | Por qué es un problema | Cómo evitarlo |
|---|---|---|
| Saltarse números o repetirlos | La numeración debe ser correlativa | Usa un programa o una hoja de control |
| Omitir NIF o domicilio del cliente | La factura completa no cumple el reglamento y tu cliente no puede deducirse el IVA | Pide los datos antes de facturar |
| Aplicar retención a un particular | Los particulares no practican retenciones | Retención solo a empresas y profesionales |
| No aplicar retención a una empresa siendo profesional | La empresa está obligada a retener | Revisa tu actividad y el tipo (15 % o 7 %) |
| Borrar o modificar una factura emitida | No se puede: hay que rectificarla | Emite una factura rectificativa en su serie |
| Olvidar la mención de exención | La factura exenta debe citar la norma | Añade el texto legal correspondiente |
Cómo emitir tus facturas
- Plantilla de Word o Excel: válida si incluye todos los datos y la usas solo como plantilla; según la AEAT, ese uso no es un sistema de facturación sujeto a VeriFactu. Cuidado con la numeración, que llevas tú a mano.
- Aplicación gratuita de la AEAT: emite facturas adaptadas a VeriFactu sin coste.
- Programa de facturación: numera automáticamente, calcula IVA y retenciones, genera rectificativas y, en muchos casos, te ayuda con los impuestos trimestrales. Desde 0 € en planes gratuitos con límites. Tienes la comparativa en Mejores programas de facturación para autónomos (enlace interno al art. 1).
Si facturas a empresas, ten en cuenta que la factura electrónica será obligatoria entre empresarios (octubre de 2028 para autónomos y pymes, según la Orden HAC/1028/2026).
Preguntas frecuentes
¿Qué datos son obligatorios en una factura?
Número y serie correlativos, fecha de expedición, nombre o razón social, NIF y domicilio del emisor y del cliente, descripción de la operación, base imponible, tipo y cuota de IVA, fecha de la operación si es distinta y las menciones especiales que correspondan (artículo 6 del Real Decreto 1619/2012).
¿Tengo que poner el DNI y el domicilio de un cliente particular?
En una factura completa, sí. Si no quieres pedirlos, puedes emitir una factura simplificada cuando el importe y la actividad lo permitan (hasta 400 € con carácter general, o hasta 3.000 € en las actividades del artículo 4 del reglamento).
¿Cuándo lleva retención una factura?
Cuando eres profesional y facturas a una empresa o a otro autónomo: 15 %, o 7 % en el año de alta y los dos siguientes.
¿Puedo hacer facturas a mano?
Sí. Si todas tus facturas las haces a mano, VeriFactu no te afecta. Lo que, con carácter general, no se puede es mezclar facturas a mano con facturas hechas con un programa.
¿Qué hago si me equivoco en una factura?
No la borres: emite una factura rectificativa, en una serie específica, que corrija la original. Lo explicamos en Factura rectificativa: cuándo se hace y modelo (enlace interno al art. 54).
¿Cuánto tiempo tengo para emitir una factura?
Con carácter general, en el momento de la operación. Si el cliente es empresario o profesional, antes del día 16 del mes siguiente.
¿Puedo facturar sin ser autónomo?
Con carácter general, para facturar de forma habitual necesitas darte de alta en Hacienda y, si la actividad es habitual, en la Seguridad Social. Lo analizamos en Facturar sin ser autónomo (enlace interno al art. 62).