Qué dice la ley sobre los plazos de pago
Un cliente que no paga una factura es uno de los problemas más comunes de cualquier autónomo. Antes de reclamar, conviene saber qué derechos tienes.
Si tu cliente es una empresa u otro autónomo, se aplica la Ley 3/2004 de lucha contra la morosidad en las operaciones comerciales:
- Plazo de pago: si no habéis pactado nada, el cliente tiene 30 días desde que recibe la mercancía o el servicio. Por contrato se puede ampliar, pero nunca por encima de 60 días. Un pacto que lo supere es nulo.
- Intereses de demora: desde el día siguiente al vencimiento, la deuda genera intereses automáticamente, sin necesidad de avisar. El tipo es el del Banco Central Europeo más ocho puntos y se publica cada semestre en el BOE. Para el segundo semestre de 2026 es del 10,40 % anual.
- Costes de cobro: puedes reclamar una indemnización fija de 40 euros por cada factura impagada, además de los intereses, sin tener que demostrar que te ha costado ese dinero.
Ejemplo
Una factura de 3.000 euros vencida hace 90 días genera unos 77 euros de intereses (3.000 × 10,40 % × 90 / 365), a los que se suman 40 euros de costes de cobro. En total podrías reclamar unos 3.117 euros.
Si tu cliente es un particular, esta ley no se aplica. Puedes reclamar el interés legal del dinero desde que le reclamas el pago, pero no los 40 euros ni el tipo de la Ley 3/2004.
Pasos para reclamar una factura impagada
Lo normal es ir de menos a más. La mayoría de impagos se resuelven en los dos primeros pasos.
1. Recordatorio amistoso (primeros días tras el vencimiento)
Muchas veces el impago es un despiste o la factura no ha llegado a la persona que paga. Envía un correo breve con la factura adjunta, el importe, la fecha de vencimiento y tus datos bancarios. Si a la semana no hay respuesta, llama por teléfono.
Muchos programas de facturación pueden enviar estos recordatorios de forma automática cuando una factura vence.
2. Reclamación formal por escrito
Si el cliente no paga ni da una fecha, envíale una reclamación formal. Debe incluir:
- Los datos de la factura o facturas pendientes y su importe.
- Los intereses de demora y los 40 euros de costes de cobro, si tu cliente es una empresa o un autónomo.
- Un plazo concreto para pagar, por ejemplo 10 o 15 días.
- Una propuesta para llegar a un acuerdo, como un calendario de pagos. Esto es importante para el paso siguiente.
- El aviso de que, si no paga, acudirás a la vía judicial.
3. Burofax con certificación de contenido
Si la reclamación por correo no funciona, o desde el principio si la deuda es importante, envía la reclamación por burofax con acuse de recibo y certificación de contenido. Se envía desde Correos, en una oficina o por internet. Sirve como prueba de qué reclamaste y cuándo lo recibió el cliente, y la necesitarás para:
- Acreditar que intentaste negociar antes de ir al juzgado.
- Recuperar el IVA de la factura si al final no cobras.
También puedes hacer el requerimiento ante notario, que tiene el mismo efecto pero cuesta más.
La vía judicial
Primero, intentar negociar: el requisito de los MASC
Desde el 3 de abril de 2025, la Ley Orgánica 1/2025 obliga a demostrar que has intentado resolver el conflicto antes de presentar una demanda civil. Es lo que la ley llama medios adecuados de solución de controversias (MASC), y se exige también para el proceso monitorio.
No hace falta contratar a un mediador. Sirve, por ejemplo, una negociación directa con el cliente o una oferta vinculante confidencial. Lo importante es poder acreditarlo: por eso conviene que la reclamación por burofax incluya una propuesta de acuerdo. Si el cliente no responde en 30 días, se considera que el intento se ha hecho y puedes ir al juzgado.
El proceso monitorio
Es la vía más usada para cobrar facturas impagadas porque es rápida y barata:
- No tiene límite de importe.
- No necesitas abogado ni procurador para presentar la petición inicial. Hay formularios en la Sede Judicial Electrónica y en los juzgados.
- Presentas la petición en el juzgado del domicilio del deudor con la factura, el contrato o el presupuesto aceptado y la prueba de tus reclamaciones y del intento de negociación.
- El juzgado requiere al deudor para que pague o se oponga en 20 días.
A partir de ahí pueden pasar tres cosas:
| Qué hace el deudor | Qué pasa |
|---|---|
| Paga | Se archiva el procedimiento y has cobrado |
| No hace nada | Puedes pedir la ejecución: el juzgado puede embargar sus cuentas o bienes |
| Se opone | Pasa a juicio verbal si la deuda es de hasta 15.000 euros, o a juicio ordinario si es mayor. Si supera los 2.000 euros, necesitarás abogado y procurador |
Si tu cliente está en otro país de la UE
Puedes usar el proceso monitorio europeo, sin límite de importe, o el proceso europeo de escasa cuantía para deudas de hasta 5.000 euros. Ambos se tramitan con formularios comunes a toda la UE, y el monitorio europeo no exige el intento previo de negociación de la ley española.
Otras opciones
- Empresas de recobro: gestionan la reclamación a cambio de un porcentaje de lo que cobran. Elige una que no use prácticas agresivas: puedes perder al cliente y tener problemas legales.
- Ficheros de morosos: solo se puede incluir a alguien si la deuda es cierta, vencida y exigible, y se le ha requerido el pago antes. Hazlo a través de un servicio reconocido y con asesoramiento.
Qué pasa con el IVA y el IRPF de la factura impagada
El IVA de una factura se declara en el trimestre en que la emites, la cobres o no. Si el cliente no paga, has adelantado a Hacienda un IVA que nunca has cobrado. La ley te permite recuperarlo.
Recuperar el IVA (artículo 80 de la Ley del IVA)
Puedes reducir la base imponible y recuperar el IVA si se cumplen estos requisitos, según la Agencia Tributaria:
- Ha pasado un año desde que se devengó el IVA sin cobrar. Si en el año anterior facturaste 6.010.121,04 euros o menos, basta con seis meses.
- La factura está anotada en tu libro registro de facturas emitidas.
- El cliente es una empresa o autónomo, o, si es un particular, la base imponible de la factura supera los 50 euros.
- Has reclamado el pago por vía judicial, mediante requerimiento notarial o por otro medio que lo acredite de forma fehaciente, como el burofax con certificación de contenido. Si el cliente es una administración pública, basta con un certificado del organismo que reconozca la deuda.
No se puede hacer si la deuda está garantizada o asegurada, si el cliente es una persona o empresa vinculada contigo o no está establecido en España, ni si está en concurso de acreedores (en ese caso hay un procedimiento propio).
Si cumples los requisitos, tienes que emitir una factura rectificativa al cliente dentro de los plazos que marca la ley y comunicarlo a la Agencia Tributaria con el modelo 952. Después, restas ese IVA en tu siguiente modelo 303. La Agencia Tributaria tiene en su web una calculadora de plazos para estas facturas rectificativas; úsala, porque si se te pasa el plazo pierdes el derecho.
Si más adelante el cliente te paga, tendrás que volver a declarar ese IVA.
La deuda como gasto en el IRPF
Si estás en estimación directa normal, puedes deducir como gasto la deuda que no has cobrado cuando han pasado seis meses desde el vencimiento, el deudor está en concurso o la has reclamado judicialmente, entre otros casos.
Si estás en estimación directa simplificada (la de la mayoría de autónomos), no la puedes deducir aparte: se considera incluida en el porcentaje de gastos de difícil justificación.
Cómo evitar impagos
No hay forma de eliminar el riesgo, pero sí de reducirlo mucho:
- Deja todo por escrito. Un presupuesto firmado o aceptado por correo, con el precio y el plazo de pago, es tu mejor prueba si tienes que reclamar.
- Pide un anticipo en trabajos grandes o con clientes nuevos, por ejemplo un 30 % o un 50 % al empezar.
- Factura por hitos en proyectos largos, en lugar de una sola factura al final.
- Pon el plazo y las condiciones en la factura: fecha de vencimiento, forma de pago y una mención a los intereses de demora y los 40 euros de costes de cobro de la Ley 3/2004.
- Facilita el pago. Incluir un enlace de pago con tarjeta o Bizum en la factura acorta mucho los plazos. Lo explicamos en cómo cobrar facturas con enlace de pago o Bizum.
- Vigila tus cobros. Un programa de facturación que marque las facturas vencidas y envíe recordatorios automáticos te evita olvidar reclamar a tiempo.
- Investiga a los clientes nuevos de importe alto. Consulta si la empresa está activa y si ha publicado sus cuentas en el Registro Mercantil.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto tiempo tengo para reclamar una factura impagada?
Depende del tipo de deuda. Con carácter general son cinco años desde que se pudo exigir (artículo 1964 del Código Civil), pero algunas prescriben antes: por ejemplo, los honorarios de profesionales como abogados o arquitectos y las ventas de un comerciante a un particular prescriben a los tres años (artículo 1967). Cada reclamación fehaciente, como un burofax, interrumpe el plazo y lo vuelve a poner a cero. En cualquier caso, no esperes: cuanto más tardes, más difícil es cobrar y más riesgo hay de perder el plazo para recuperar el IVA.
¿Necesito abogado para reclamar una factura?
No para el proceso monitorio: puedes presentarlo tú mismo. Sí lo necesitarás, junto con procurador, si el deudor se opone y la deuda supera los 2.000 euros.
¿Puedo cobrar intereses aunque no lo pusiera en la factura?
Sí, si el cliente es una empresa o un autónomo. Los intereses de demora y los 40 euros de costes de cobro de la Ley 3/2004 se aplican automáticamente desde el vencimiento, sin necesidad de haberlos pactado.
¿Tengo que pagar el IVA de una factura que no he cobrado?
Sí, en el trimestre en que emites la factura. Después puedes recuperarlo si se cumplen los requisitos del artículo 80 de la Ley del IVA: seis meses o un año sin cobrar, reclamación fehaciente, factura rectificativa y comunicación a Hacienda. Si te acoges al criterio de caja, solo pagas el IVA cuando cobras.
¿Sirve un WhatsApp o un correo como reclamación?
Sirven para reclamar de forma amistosa y pueden ayudar como prueba, pero para recuperar el IVA y acreditar el intento de negociación antes de ir al juzgado es más seguro un burofax con certificación de contenido o un requerimiento notarial.
¿Qué hago si el cliente está en concurso de acreedores?
Tienes que comunicar tu crédito al administrador concursal en el plazo que marque el juzgado. Para el IVA hay un procedimiento específico. En este caso lo mejor es pedir asesoramiento a un abogado o a tu gestoría.