Qué es la conciliación bancaria
La conciliación bancaria consiste en comparar los movimientos de tu cuenta bancaria con lo que tienes registrado en tu contabilidad o tu programa de facturación, y explicar cualquier diferencia.
En la práctica, es emparejar cada movimiento del banco con su factura:
- Cada ingreso con la factura emitida que te han pagado.
- Cada cargo con la factura o el ticket del gasto que has pagado.
Al terminar, el saldo de tu banco y el de tu contabilidad deben cuadrar, o deberías saber exactamente por qué no cuadran.
Para qué sirve
- Saber qué clientes te deben dinero. Una factura emitida sin un cobro emparejado es una factura pendiente. Es la forma más rápida de detectar impagos y reclamarlos a tiempo.
- No olvidar gastos deducibles. Un cargo del banco sin factura emparejada suele ser un gasto del que no has guardado la factura: si lo detectas pronto, puedes pedirla y deducirlo.
- Detectar errores y cargos indebidos: comisiones que no esperabas, recibos duplicados, suscripciones que ya no usas.
- Presentar los impuestos con datos fiables. Si tus facturas cuadran con el banco, el IVA y el IRPF que declaras también.
No es una obligación legal en sí misma, pero es la mejor forma de comprobar que tu contabilidad es correcta. Y si Hacienda te pide explicaciones, tener los movimientos del banco explicados factura por factura te ahorrará muchos problemas.
Cómo hacer una conciliación bancaria paso a paso
Aunque acabes automatizándola, conviene entender cómo se hace a mano.
- Descarga los movimientos del banco del periodo que vas a revisar (un mes o un trimestre), en Excel o CSV desde la banca online.
- Saca el listado de facturas emitidas y recibidas del mismo periodo desde tu programa de facturación o tu hoja de cálculo.
- Empareja cada movimiento con su factura por importe, fecha y concepto. Márcalos como conciliados.
- Revisa lo que queda sin emparejar en cada lado y averigua el motivo.
- Corrige lo que haga falta: registra los gastos que faltaban, pide las facturas que no tienes y reclama los cobros pendientes.
- Comprueba que el saldo cuadra, teniendo en cuenta las diferencias que están justificadas.
Ejemplo
Pedro es autónomo y vende material de oficina a empresas de su ciudad. Estos son los movimientos de su cuenta en octubre, con un saldo inicial de 5.000 euros:
| Fecha | Concepto en el banco | Importe | Factura emparejada |
|---|---|---|---|
| 3 oct | Transferencia Cliente A | +1.210,00 € | Factura emitida 2026-041 |
| 7 oct | Pago proveedor de material | −363,00 € | Factura recibida del proveedor |
| 15 oct | Comisión de mantenimiento | −12,00 € | Ninguna |
| 20 oct | Recibo programa de facturación | −60,50 € | Factura recibida del programa |
| 28 oct | Transferencia Cliente C | +605,00 € | Factura emitida 2026-043 |
Saldo final del banco: 6.379,50 euros.
Al cruzarlo con sus facturas de octubre, Pedro encuentra tres diferencias:
| Diferencia | Qué significa | Qué hace Pedro |
|---|---|---|
| Factura 2026-042 a Cliente B (2.420 €) sin cobro | El cliente no ha pagado | Comprueba el vencimiento y, si ya ha pasado, envía un recordatorio |
| Comisión de 12 € sin factura | Un gasto que no había registrado | Descarga el documento de la comisión desde la banca online y lo registra como gasto |
| Factura de la gestoría de octubre (121 €) sin cargo | El recibo se cobra el 2 de noviembre | Nada: es una diferencia temporal que se cruzará el mes siguiente |
Con esto, Pedro sabe que le deben 2.420 euros, ha recuperado un gasto deducible que se le escapaba y tiene su contabilidad cuadrada con el banco.
Diferencias típicas
- Cobros parciales o agrupados: un cliente paga dos facturas en una sola transferencia, o paga menos por una retención o un descuento.
- Comisiones y gastos bancarios que nadie registra.
- Diferencias de fechas entre la factura y el cobro o el pago.
- Pagos con tarjeta personal de gastos de la actividad, que no aparecen en la cuenta del negocio.
- Facturas duplicadas o cobros por error.
Cómo automatizar la conciliación bancaria
Hacerlo a mano funciona si tienes pocos movimientos, pero con unas decenas al mes se convierte en una tarea pesada. La mayoría de programas de facturación y contabilidad para autónomos y pymes pueden hacer gran parte del trabajo por ti.
1. Conecta tu banco al programa
Gracias a la directiva europea de servicios de pago (PSD2), puedes autorizar a tu programa a leer los movimientos de tu cuenta. Se hace desde el propio programa: eliges tu banco, te identificas en él y das permiso. A partir de ahí, los movimientos se importan solos cada día.
El programa solo puede consultar los movimientos, no hacer pagos ni transferencias. Por seguridad, la normativa obliga a renovar ese permiso con tu banco cada cierto tiempo, normalmente cada 180 días; el programa te avisará cuando toque.
Si tu banco no está disponible, casi todos los programas permiten importar el extracto en Excel, CSV o en el formato Norma 43 que generan los bancos españoles.
2. Deja que el programa proponga los emparejamientos
El programa compara cada movimiento con tus facturas pendientes y te sugiere con cuál casa, por importe, fecha y nombre del cliente o proveedor. Tú solo tienes que confirmar. Al confirmar un cobro, la factura se marca como cobrada automáticamente.
3. Crea reglas para los movimientos que se repiten
Para los cargos que se repiten cada mes (comisiones del banco, cuota de autónomos, suscripciones, alquiler), puedes crear una regla: «todo cargo que contenga este concepto, regístralo como este tipo de gasto». Así no tendrás que tocarlos nunca más.
Qué mirar en un programa
| Función | Por qué importa |
|---|---|
| Conexión con tu banco | No todos los programas trabajan con todos los bancos. Compruébalo antes de contratar |
| Número de cuentas incluidas | Los planes básicos suelen limitar cuántas cuentas puedes conectar |
| Sugerencias automáticas | Te ahorran la mayor parte del trabajo |
| Reglas de conciliación | Algunos programas limitan cuántas reglas puedes crear según el plan |
| Escáner de tickets | Te permite añadir la factura que falta en el momento en que detectas un cargo sin justificar |
Por ejemplo, en Holded el plan Básico permite conectar hasta 5 bancos y crear 15 reglas de conciliación, y Anfix permite conectar un banco en su plan Básico. En nuestras comparativas de programas de facturación tienes las condiciones de cada uno.
Cada cuánto hacerla y errores frecuentes
Frecuencia recomendada
| Tu situación | Frecuencia |
|---|---|
| Autónomo con pocos movimientos (menos de 30 al mes) | Una vez al mes, y siempre antes de presentar el IVA trimestral |
| Autónomo o pyme con muchos movimientos | Cada semana, o cada pocos días si la conciliación es automática |
| Negocio con muchos cobros con tarjeta (comercio, hostelería) | A diario o cada semana, cruzando las liquidaciones del datáfono |
Cuanto más tiempo dejas pasar, más cuesta recordar a qué corresponde cada movimiento y más tarde detectas los impagos.
Errores que conviene evitar
- Mezclar la cuenta personal y la del negocio. Si pagas gastos de la actividad con tu cuenta personal o cobras en ella, la conciliación se complica mucho. Usa una cuenta solo para la actividad.
- Marcar como cobrada una factura sin ver el dinero en el banco. Concilia siempre a partir del movimiento real.
- Dar por buenas las sugerencias automáticas sin mirarlas. Dos facturas del mismo importe pueden confundirse; revisa el cliente y la fecha.
- Olvidar las liquidaciones del datáfono o de las plataformas de pago. El banco recibe un ingreso agrupado por todas las ventas del día, menos la comisión. Tienes que desglosarlo para emparejarlo con tus ventas.
- Dejar los movimientos sin explicar para «ya lo miraré». Al cierre del trimestre no debería quedar ningún movimiento sin justificar.
Preguntas frecuentes
¿La conciliación bancaria es obligatoria?
No hay ninguna norma que obligue a un autónomo a hacerla. Pero sí tienes que llevar tus libros registro y declarar correctamente, y la conciliación es la forma más sencilla de comprobar que lo haces.
¿Es seguro conectar mi banco a un programa de facturación?
La conexión se hace a través de proveedores regulados por la normativa europea de servicios de pago, y el permiso es solo de lectura: el programa puede ver tus movimientos, pero no mover dinero. Aun así, usa solo programas conocidos y revisa qué permisos das.
¿Puedo hacer la conciliación bancaria en Excel?
Sí. Descarga el extracto del banco, pon en otra hoja tus facturas del periodo y marca las que coinciden. Funciona con pocos movimientos, pero es lento y es fácil equivocarse cuando el volumen crece.
¿Qué hago con un cargo del banco del que no tengo factura?
Averiguar qué es y pedir la factura al proveedor. Si es un gasto de tu actividad, sin factura no podrás deducir el IVA y te costará justificarlo en el IRPF. Si no tiene que ver con tu actividad, anótalo como movimiento personal.
¿Qué diferencia hay entre conciliar y contabilizar?
Contabilizar es registrar las facturas y los gastos. Conciliar es comprobar que esos registros coinciden con el dinero que realmente ha entrado y salido de tu cuenta.