Qué es una factura proforma
Una factura proforma es un documento comercial que anticipa cómo será la factura definitiva: quién vende, quién compra, qué se vende, a qué precio, con qué impuestos y en qué condiciones. Tiene el aspecto de una factura, pero no lo es: no tiene validez fiscal, no sirve para deducir el IVA ni para justificar un gasto, y no se anota en los libros registro.
No aparece regulada en el Reglamento de facturación, que se ocupa de las facturas de verdad (completas, simplificadas, rectificativas, recapitulativas). Es una costumbre mercantil, y por eso no hay un formato obligatorio.
Para qué se usa
- Confirmar un pedido antes de servirlo: el cliente ve exactamente lo que va a pagar y da el visto bueno.
- Pedir un pago por adelantado, cuando trabajas con clientes nuevos o con productos a medida.
- Trámites del cliente: que su departamento de compras apruebe el gasto, que su banco le conceda financiación o le abra un crédito documentario, o que solicite una subvención que exige un documento con el importe.
- Comercio exterior: para que el comprador gestione licencias de importación, pagos internacionales o el envío de muestras.
El punto clave es que la proforma promete una venta; la factura documenta una venta que ya se ha producido (o un cobro que ya has recibido).
Proforma, presupuesto, albarán y factura: en qué se diferencian
| Presupuesto | Factura proforma | Albarán | Factura | |
|---|---|---|---|---|
| Cuándo se hace | Antes de que el cliente decida | Cuando el cliente ya ha aceptado o va a pagar por adelantado | Al entregar la mercancía o terminar el servicio | Al realizar la operación o al cobrar un anticipo |
| Qué acredita | Una oferta, con plazo de validez | Las condiciones de una venta acordada | Que se ha entregado algo | La operación a efectos fiscales |
| Validez fiscal | No | No | No | Sí |
| Lleva IVA | Lo indica, como información | Lo indica, como información | Normalmente no lleva importes, o solo informativos | Sí, y se declara en el modelo 303 |
| Numeración | La que quieras | Una serie propia, distinta de las facturas | La que quieras | Correlativa y obligatoria |
| Sirve para deducir el IVA o el gasto | No | No | No | Sí |
En la práctica, la proforma y el presupuesto se parecen mucho. La diferencia es de momento: el presupuesto es una oferta que el cliente puede rechazar; la proforma suele emitirse cuando el cliente ya ha dicho que sí, o para que pueda pagar antes de recibir el producto. Muchas empresas usan uno u otro indistintamente y no pasa nada, porque ninguno tiene efectos fiscales.
Lo que nunca debe pasar es que una proforma se confunda con una factura. Por eso tiene que decir claramente «Factura proforma» en el encabezado y no usar la numeración de tus facturas.
Qué debe incluir una factura proforma
Al no estar regulada, no hay datos obligatorios. Pero para que cumpla su función (que el cliente apruebe el gasto y pague sin dudas) conviene que tenga lo mismo que tendrá la factura, más algunas menciones propias:
- El título «Factura proforma» bien visible, y si quieres una frase como «Documento sin validez fiscal».
- Número de proforma de una serie propia (por ejemplo, PRO-2026-015) y fecha.
- Tus datos: nombre o razón social, NIF y dirección.
- Datos del cliente: nombre o razón social, NIF y dirección.
- Descripción de los productos o servicios, unidades y precio unitario.
- Base imponible, tipo y cuota de IVA, retención si procede, y total.
- Condiciones: forma y plazo de pago, plazo de entrega, gastos de envío e Incoterm si es una venta internacional.
- Validez de la oferta: hasta qué fecha se mantienen el precio y las condiciones.
- Datos para el pago, si la usas para pedir un anticipo.
Ejemplo
| Concepto | Importe |
|---|---|
| FACTURA PROFORMA n.º PRO-2026-015 — Documento sin validez fiscal | |
| Fecha: 10/10/2026 · Válida hasta: 10/11/2026 | |
| Diseño y desarrollo de tienda online (proyecto completo) | 3.000,00 € |
| Base imponible | 3.000,00 € |
| IVA 21 % | 630,00 € |
| Retención IRPF 15 % | −450,00 € |
| Total | 3.180,00 € |
| Condiciones: 50 % por adelantado para iniciar el proyecto; resto a la entrega |
Cuando el cliente pague el 50 % por adelantado, ese cobro ya no se documenta con la proforma: emites una factura de anticipo por 1.500 € de base. Lo explicamos en el siguiente apartado.
Los programas de facturación habituales generan proformas con un clic y las convierten después en factura sin volver a teclear los datos. Así es mucho más fácil no mezclar numeraciones.
Tres situaciones en las que conviene afinar
La proforma y VeriFactu
Una proforma no genera registro de facturación. Según las aclaraciones de la Agencia Tributaria, elaborar proformas, prefacturas o borradores es algo normal en la actividad de una empresa, y el registro solo nace cuando se valida y se expide la factura definitiva, con su número. Hasta ese momento puedes cambiar lo que quieras.
Dos matices de esas mismas aclaraciones:
- Las proformas que entregas a un cliente se conservan, aunque nunca lleguen a convertirse en factura.
- No las disfraces de factura. Si tu programa está adaptado a VeriFactu, la proforma no lleva QR ni leyenda, y debe ser evidente que no es una factura. Una «proforma» con numeración de factura que luego no se registra es exactamente lo que el sistema quiere evitar.
El anticipo exige factura, no proforma
Es el error más caro. Si tu cliente te paga una parte por adelantado, ese cobro tiene que documentarse con una factura, no con la proforma. El Reglamento de facturación obliga a expedir factura por los pagos recibidos antes de realizar la operación (artículo 2.1), y el IVA de un anticipo se devenga en el momento del cobro (artículo 75.Dos de la Ley del IVA). Es decir, ese IVA va en tu modelo 303 del trimestre en que cobras, aunque no hayas entregado nada todavía.
El circuito correcto es:
- Proforma por el total, para que el cliente apruebe y pague.
- Factura de anticipo cuando cobras la señal, con la fecha del cobro.
- Factura final cuando terminas, por el total, descontando lo ya facturado como anticipo.
Hay una excepción: no hay que facturar los anticipos de entregas de bienes a otros países de la UE que van exentas como entregas intracomunitarias.
Comercio exterior
En las ventas fuera de la UE, la proforma es muy habitual porque el comprador la necesita para su banco (por ejemplo, para abrir un crédito documentario) o para gestionar permisos de importación. Para el despacho de aduanas, lo normal es que se exija la factura comercial definitiva; si vas a enviar mercancía con una proforma, consulta antes con tu transitario o agente de aduanas qué documento piden en destino.
Preguntas frecuentes
¿La factura proforma tiene validez fiscal?
No. No sirve para deducir el IVA, no justifica un gasto y no se anota en los libros registro. Solo la factura definitiva tiene efectos fiscales.
¿La factura proforma lleva IVA?
Lo indica, para que el cliente sepa cuánto pagará, pero ese IVA no se declara. Se declara el de la factura definitiva o el de la factura de anticipo.
¿Qué diferencia hay entre una proforma y un presupuesto?
El presupuesto es una oferta que el cliente puede aceptar o no. La proforma suele hacerse cuando ya hay acuerdo o para pedir un pago por adelantado. Ninguno de los dos tiene validez fiscal.
¿Tengo que numerar las proformas?
No es obligatorio, pero conviene hacerlo con una serie propia, distinta de la de tus facturas, para poder localizarlas y no confundirlas.
Mi cliente me ha pagado la proforma. ¿Ya está?
No. Ese cobro tiene que documentarse con una factura (de anticipo o definitiva), y su IVA se declara en el trimestre en que cobras.
¿Las proformas se envían a Hacienda con VeriFactu?
No. No generan registro de facturación. Solo la factura definitiva lo genera. Eso sí, las proformas que entregues a clientes conviene conservarlas.
¿Puedo deducirme el IVA de una proforma que me ha enviado un proveedor?
No. Necesitas la factura. Si pagas por adelantado con una proforma, pide al proveedor la factura del anticipo.