Por qué dar tarjetas de empresa a tus empleados
El sistema tradicional para los gastos de los empleados es la nota de gastos: el empleado paga con su dinero, guarda los tickets, rellena una hoja a final de mes y la empresa se lo devuelve. Tiene muchos problemas:
- El empleado adelanta dinero de su bolsillo.
- Los tickets se pierden o llegan arrugados semanas después.
- Alguien de administración tiene que revisarlo todo y teclearlo en la contabilidad.
- Es difícil controlar en qué se gasta hasta que ya está gastado.
Las tarjetas de empresa para empleados resuelven esto. Cada empleado tiene su propia tarjeta (física o virtual) conectada a la cuenta de la empresa, con los límites que tú decidas.
Cómo funcionan
- Das una tarjeta a cada empleado desde la aplicación, con un límite diario, mensual o por compra, y si quieres, solo para ciertos tipos de comercio.
- El empleado paga con ella y recibe un aviso en el móvil para hacer una foto del ticket o la factura.
- La app lee los datos del ticket, lo asocia al pago y lo clasifica por categoría o proyecto.
- Tú o tu gestoría lo exportáis a la contabilidad, a menudo con integración directa con el programa contable.
Resultado: nadie adelanta dinero, ves los gastos al momento y la conciliación con el banco se hace casi sola.
Cuándo merece la pena
Si eres un autónomo sin empleados, no lo necesitas: te basta con una cuenta para tu negocio y una app para escanear tickets. Empieza a compensar cuando tienes empleados que viajan, compran material, pagan suscripciones o gastan en nombre de la empresa con frecuencia.
Comparativa rápida
Precios mensuales sin IVA, consultados en las webs oficiales en octubre de 2026.
| Opción | Qué es | Precio de entrada | Tarjetas y usuarios | Ideal para |
|---|---|---|---|---|
| Qonto | Cuenta de negocio con tarjetas | Plan Essential para equipos: 49 €/mes | Miembros ilimitados, 5 tarjetas físicas y 50 virtuales | Pymes que quieren cuenta y tarjetas en un mismo sitio |
| Revolut Business | Cuenta de negocio con tarjetas | Plan Esencial: 10 €/mes; herramienta de gastos con recibos, 8 € por persona y mes | Miembros ilimitados | Equipos pequeños y empresas con pagos en otras divisas |
| Pleo | Tarjetas y gestión de gastos sobre tu banco actual | Plan Start: 8 € por usuario y mes | Tarjetas físicas y virtuales por usuario | Empresas que no quieren cambiar de banco |
| Payhawk | Plataforma de gastos para empresas | Bajo presupuesto | Según contrato | Empresas medianas con varias sociedades o países |
| Spendesk | Plataforma de gastos para empresas | Bajo presupuesto | Según contrato | Empresas medianas con varios departamentos y aprobaciones |
| Tarjetas de tu banco | Tarjetas de crédito o débito de empresa | Según banco | Una tarjeta por empleado, con cuota | Empresas que prefieren no añadir otro proveedor |
Los planes cambian con frecuencia y varios proveedores tienen ofertas para nuevos clientes. Comprueba siempre las condiciones en su web antes de contratar.
Análisis de cada opción
Qonto: cuenta, tarjetas y control de gastos en uno
Qonto es una cuenta de negocio online con planes para autónomos y para equipos. Los planes de equipo empiezan con Essential (49 € al mes), que incluye miembros ilimitados, 5 tarjetas físicas, 50 virtuales, notas de gastos, autorización de gastos y digitalización certificada de tickets. El plan Business (109 €) amplía a 10 tarjetas físicas y virtuales ilimitadas.
Si necesitas reglas más finas (límites por categoría o por importe, bloqueo automático de la tarjeta si falta el ticket), hay un módulo adicional de control de gastos de equipo por 39 € al mes.
- A favor: todo en un mismo sitio y digitalización certificada de tickets incluida en los planes de equipo.
- En contra: tienes que abrir una cuenta nueva; las tarjetas físicas están limitadas por plan.
Revolut Business: barato para empezar y fuerte en divisas
Revolut Business tiene planes desde 10 € al mes (Esencial) con miembros de equipo ilimitados, tarjetas físicas y virtuales, y límites por tarjeta y categoría. La herramienta de gastos con captura de recibos cuesta 8 € por persona al mes. Las aprobaciones personalizadas y los permisos por cuenta llegan con el plan Grow (35 € al mes).
- A favor: precio de entrada bajo, buenas condiciones para pagar en otras divisas y tarjetas virtuales al momento.
- En contra: la gestión de recibos se paga aparte por persona; las aprobaciones requieren un plan superior.
Pleo: tarjetas sin cambiar de banco
Pleo no es una cuenta bancaria: cargas fondos desde tu banco actual y Pleo te da tarjetas para el equipo y la gestión de los gastos. El plan Start cuesta 8 € por usuario y mes, con tarjetas físicas y virtuales, captura de recibos por correo y notas de gastos automáticas. Los planes Build (14 € por usuario) y Optimise (18 €) añaden lectura de recibos con OCR y límites por persona, compra o periodo, con un mínimo de tres usuarios y pago anual.
- A favor: no tienes que cambiar de banco y tiene integraciones con programas de contabilidad.
- En contra: el precio crece con cada usuario; los límites de tarjeta no están en el plan más barato.
Payhawk y Spendesk: para empresas medianas
Ambas son plataformas completas de gestión del gasto, con tarjetas, flujos de aprobación por departamentos, pagos a proveedores e integraciones contables avanzadas. No publican precios cerrados: se contratan bajo presupuesto según el tamaño del equipo y los módulos.
- A favor: muy completas para empresas con varios departamentos, sociedades o países.
- En contra: sobredimensionadas para una pyme pequeña.
Las tarjetas de tu banco
La mayoría de bancos ofrecen tarjetas de empresa adicionales para empleados. Son una opción válida si no quieres añadir otro proveedor, pero normalmente tienen cuota anual por tarjeta y no incluyen la captura de tickets ni la clasificación automática de los gastos.
Lo que tienes que saber sobre la fiscalidad
Las facturas, a nombre de la empresa
Para deducir el IVA de un gasto pagado con la tarjeta de un empleado, la factura tiene que estar a nombre de la empresa, con su NIF. Un ticket normal no vale para deducir el IVA. Recuerda a tus empleados que pidan factura a nombre de la empresa en hoteles, restaurantes, gasolineras y compras de material.
Las apps de estas tarjetas recuerdan al empleado que suba el justificante, pero no pueden convertir un ticket en una factura.
Dietas y gastos de viaje de los empleados
Cuando un empleado viaja por trabajo, la empresa puede pagarle los gastos de manutención sin que tribute en su IRPF hasta estos límites diarios (artículo 9 del Reglamento del IRPF):
| Concepto | En España | En el extranjero |
|---|---|---|
| Manutención con pernocta | 53,34 € | 91,35 € |
| Manutención sin pernocta | 26,67 € | 48,08 € |
| Kilometraje con vehículo propio | 0,26 €/km | 0,26 €/km |
Los gastos de alojamiento, transporte público, peajes y aparcamiento tampoco tributan si se justifican.
Aquí hay una diferencia importante según cómo se pague:
- Si el empleado paga con la tarjeta de empresa el restaurante o el hotel, el gasto es de la empresa: se registra con la factura a su nombre y no es una dieta que se le pague al empleado.
- Si la empresa le da al empleado una cantidad fija por día (dieta), lo que supere los límites de la tabla tributa en su nómina y va en el modelo 111.
En ambos casos, la empresa debe poder demostrar el día, el lugar y el motivo del desplazamiento. Las apps de gastos ayudan mucho porque guardan cada pago con su fecha, comercio y justificante.
Cuál elegir
| Tu situación | Opción recomendada |
|---|---|
| Pyme pequeña (2 a 5 empleados con gastos) que quiere gastar poco | Revolut Business Esencial, añadiendo la herramienta de recibos solo para quien la necesite |
| Pyme que quiere cuenta, tarjetas y tickets con validez legal en un mismo sitio | Qonto Essential |
| Empresa contenta con su banco que solo quiere tarjetas y control de gastos | Pleo |
| Empresa con muchos empleados, varios departamentos o sociedades | Payhawk o Spendesk; pide presupuesto a ambas |
| Solo uno o dos empleados gastan de vez en cuando | Una tarjeta adicional de tu banco y una app de escaneo de tickets |
Calcula el coste con tu equipo
Compara siempre con el número real de personas que van a usar tarjeta. Por ejemplo, para cinco empleados con tarjeta y control de recibos:
| Opción | Cálculo | Coste al mes (sin IVA) |
|---|---|---|
| Revolut Business Esencial + herramienta de gastos | 10 € + 5 × 8 € | 50 € |
| Qonto Essential | Cuota fija con miembros ilimitados | 49 € |
| Pleo Start | 5 × 8 € | 40 € |
| Pleo Build (mínimo 3 usuarios, pago anual) | 5 × 14 € | 70 € |
Con pocos usuarios, las tres primeras opciones cuestan lo mismo, y la diferencia está en las funciones: Qonto incluye la cuenta y la digitalización certificada; Pleo te deja seguir con tu banco; Revolut es más flexible con las divisas. Con muchos usuarios, las cuotas fijas de Qonto o Revolut suelen salir más baratas que pagar por usuario.
Sea cual sea, comprueba que se integra con tu programa de contabilidad o que permite exportar los gastos en un formato que tu gestoría pueda importar.
Preguntas frecuentes
¿Qué es mejor, tarjetas de empresa o notas de gastos?
Si tus empleados gastan con frecuencia, las tarjetas: nadie adelanta dinero, ves cada gasto al momento y los justificantes llegan antes. Las notas de gastos siguen teniendo sentido para gastos puntuales o cuando un empleado usa su propio coche (kilometraje).
¿Puedo poner límites a cada tarjeta?
Sí, en la mayoría de opciones: por día, por mes o por compra, y en algunas también por tipo de comercio. En los planes más baratos los límites pueden ser más básicos; revísalo antes de contratar.
¿Un autónomo sin empleados necesita una de estas tarjetas?
No. Con una cuenta bancaria dedicada a tu actividad y una app para escanear tickets tienes suficiente.
¿Los gastos pagados con la tarjeta de un empleado son deducibles?
Sí, si están relacionados con la actividad de la empresa y tienes la factura a su nombre. Para el IVA es imprescindible una factura con el NIF de la empresa, no un ticket.
¿Qué pasa si un empleado usa la tarjeta para algo personal?
Ese gasto no es deducible para la empresa. Lo habitual es que el empleado lo devuelva; si no lo hace, puede considerarse una retribución en especie que tributa en su IRPF. Por eso conviene tener una política de gastos por escrito y usar los límites y bloqueos de la tarjeta.
¿Cuesta algo emitir tarjetas virtuales?
Depende del plan. En Qonto, por ejemplo, los planes de equipo incluyen 50 tarjetas virtuales (o ilimitadas desde el plan Business), y en Revolut Business se crean desde la app. Revisa el límite incluido en cada plan.