Qué libros tiene que llevar un autónomo
Como autónomo no tienes que llevar una contabilidad completa como una sociedad (salvo un caso que veremos), pero sí unos libros registro: listados ordenados de tus facturas, gastos y bienes, que Hacienda puede pedirte en cualquier momento. Dependen de dos impuestos y de tu régimen en cada uno.
Libros del IRPF
Según la Agencia Tributaria:
| Tu situación | Libros que debes llevar |
|---|---|
| Profesional (sección segunda del IAE) en estimación directa, normal o simplificada | Ingresos · Gastos · Bienes de inversión · Provisiones de fondos y suplidos |
| Empresario en estimación directa simplificada, o en directa normal con actividad no mercantil (por ejemplo, agrícola) | Ventas e ingresos · Compras y gastos · Bienes de inversión |
| Empresario con actividad mercantil en estimación directa normal | Contabilidad según el Código de Comercio: libro diario y libro de inventarios y cuentas anuales |
| Módulos (estimación objetiva) | Conservar las facturas emitidas y recibidas, numeradas por fechas y agrupadas por trimestres. Libro de bienes de inversión solo si deduces amortizaciones, y libro de ventas e ingresos en actividades agrarias que tributan por volumen de operaciones |
Dos matices importantes:
- Aunque lleves contabilidad completa de forma voluntaria, tienes que llevar también los libros registro. Solo se libra el empresario mercantil en estimación directa normal, para quien la contabilidad es obligatoria.
- Si compartes la actividad en una comunidad de bienes, se lleva un único juego de libros de la actividad.
Libros del IVA
Si estás en el régimen general del IVA, el Reglamento del IVA exige:
- Libro de facturas expedidas.
- Libro de facturas recibidas.
- Libro de bienes de inversión, cuando tengas que regularizar la deducción del IVA de esos bienes (por ejemplo, si aplicas la regla de prorrata).
- Libro de determinadas operaciones intracomunitarias, si haces envíos de bienes a otros países de la UE sin venta (por ejemplo, para reparar o para un trabajo).
Y hay libros específicos para algunos regímenes especiales, como el simplificado (el de los módulos de IVA) o el de agricultura, ganadería y pesca.
No tienes que hacerlo todo dos veces
Los libros de IVA y los del IRPF comparten casi todos los datos. La AEAT publica un formato electrónico común de los libros del IVA y del IRPF (actualizado a 1 de enero de 2026) y la Orden HAC/773/2019 regula la llevanza de los del IRPF, de modo que con un único registro bien hecho de tus facturas emitidas y recibidas cubres ambos impuestos.
Qué se anota y cuándo
Libro de facturas emitidas (o de ingresos)
Una línea por factura con, al menos: número y serie, fecha de expedición, fecha de la operación si es distinta, nombre y NIF del cliente, base imponible, tipo de IVA, cuota y, si procede, la retención de IRPF.
Plazo: las operaciones tienen que estar anotadas cuando liquidas el IVA del periodo, y en todo caso antes de que termine el plazo para presentar el modelo 303 de ese trimestre.
Libro de facturas recibidas (o de gastos)
Una línea por factura con: número de recepción (una numeración tuya, correlativa, en el orden en que recibes las facturas), fecha de expedición, fecha de la operación si es distinta, nombre y NIF del proveedor, base, tipo de IVA, cuota y cuota deducible.
Plazo: se anotan por el orden en que las recibes y dentro del trimestre en el que vas a deducir el IVA.
Se permite un asiento resumen de varias facturas del mismo proveedor recibidas en la misma fecha, si el total sin IVA no supera 6.000 € y ninguna factura supera 500 € sin IVA. Una factura con varios tipos de IVA puede ocupar varias líneas seguidas.
Libro de bienes de inversión
Los bienes que usas en la actividad durante varios años (ordenador, vehículo afecto, maquinaria, local): fecha de compra, descripción, valor y amortización de cada año. En el IVA sirve también para la regularización de la deducción de los bienes de inversión.
Libro de provisiones de fondos y suplidos (profesionales)
El dinero que te adelanta un cliente para pagar gastos en su nombre (tasas, aranceles, notaría) y lo que pagas por él. Es típico de abogados, gestores y arquitectos, y sirve para demostrar que ese dinero no es un ingreso tuyo.
Ejemplo de libro de facturas emitidas
| N.º | Fecha | Cliente | NIF | Base | IVA % | Cuota | Retención |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 2026-041 | 02/10/2026 | Ejemplo Servicios, S.L. | B12345678 | 1.000,00 | 21 % | 210,00 | 150,00 |
| 2026-042 | 06/10/2026 | Ana Ruiz Pérez | — | 300,00 | 21 % | 63,00 | — |
| 2026-043 | 09/10/2026 | Comunidad de Propietarios Mayor 10 | H12345678 | 500,00 | 21 % | 105,00 | 75,00 |
Con este libro, el 303 del trimestre sale de sumar las columnas de base y cuota, y el 130 de restar a los ingresos tus gastos y las retenciones.
Cómo llevarlos: Excel, programa, SII y VeriFactu
En hoja de cálculo
Puedes llevar los libros en una hoja de cálculo. La Agencia Tributaria ofrece en su sede un formato electrónico común para los libros del IVA y del IRPF, con diseños de registro en Excel y plantillas descargables. Usarlo tiene ventajas prácticas: sirve para atender un requerimiento de Hacienda, para importar los datos en Renta Web y para confeccionar el modelo 303 (con Pre303) y el 130.
No hace falta legalizar ni sellar los libros fiscales de un autónomo: basta con tenerlos al día y poder entregarlos si te los piden.
Con un programa de facturación
Es la forma más cómoda: cada factura que emites o registras alimenta los libros automáticamente, y el programa los exporta en el formato de la AEAT y prepara el 303 y el 130. Si escaneas los tickets con el móvil, también el libro de gastos se rellena casi solo.
Si estás en el SII
El Suministro Inmediato de Información consiste justamente en llevar los libros de IVA en la sede de la AEAT, enviando cada factura en pocos días. Es obligatorio para grandes empresas (más de 6.010.121,04 € de facturación), grupos de IVA y quienes están en el registro de devolución mensual, y voluntario para el resto. Muy pocos autónomos lo usan.
¿Y VeriFactu sustituye a los libros?
No. VeriFactu regula cómo genera las facturas tu programa y, en su modalidad principal, envía a Hacienda un registro de cada factura emitida. Pero no elimina la obligación de llevar tus libros registro de IVA e IRPF, que incluyen también los gastos, los bienes de inversión y otros datos que VeriFactu no recoge.
Un detalle a tener en cuenta si llevas los libros en Excel: según la AEAT, una hoja de cálculo que procesa tus facturas para generar automáticamente los libros registro (por ejemplo, con una macro) pasa a considerarse un sistema informático de facturación a efectos de VeriFactu. Un listado de facturas que rellenas a mano, con sumas, no.
Errores frecuentes y sanciones
Los errores que más se repiten
- No numerar las facturas recibidas. El libro de recibidas necesita un número de recepción propio y correlativo; guardar los PDF en una carpeta no es suficiente.
- Anotar los gastos por la fecha de pago en lugar de por la de la factura o de su recepción.
- Olvidar el libro de bienes de inversión y deducir de golpe un ordenador o un vehículo que deberías amortizar.
- Mezclar gastos personales en el libro de gastos de la actividad.
- Dejarlo todo para el último día del trimestre y reconstruir los libros con prisas al hacer el 303.
Qué sanciones hay
El artículo 200 de la Ley General Tributaria considera infracción grave incumplir las obligaciones contables y registrales. Las sanciones principales:
| Incumplimiento | Sanción |
|---|---|
| Regla general | 150 € |
| Omitir operaciones o anotarlas mal | 1 % de los importes afectados, con un mínimo de 150 € y un máximo de 6.000 € |
| No llevar o no conservar los libros | 1 % de la cifra de negocios del año, con un mínimo de 600 € |
| Llevar dos contabilidades distintas de la misma actividad | 600 € por cada ejercicio |
| Retraso de más de cuatro meses en la llevanza | 300 € |
| Retraso en los libros que se llevan en la sede de la AEAT (SII) | 0,5 % del importe de cada factura, con un mínimo de 300 € por trimestre y un máximo de 6.000 € |
Más grave que la multa suele ser la consecuencia indirecta: si en una comprobación no puedes justificar tus gastos con libros y facturas ordenados, Hacienda puede no admitirlos y recalcular tu IVA y tu IRPF al alza.
Preguntas frecuentes
¿Qué libros tiene que llevar un autónomo profesional?
En el IRPF: libro de ingresos, de gastos, de bienes de inversión y de provisiones de fondos y suplidos. Y en el IVA, el de facturas expedidas y el de recibidas, que pueden compartir datos con los anteriores.
¿Y un autónomo en módulos?
En el IRPF, conservar las facturas emitidas y recibidas numeradas y agrupadas por trimestres, y el libro de bienes de inversión si deduce amortizaciones. En el IVA, los libros del régimen que le corresponda.
¿Puedo llevar los libros en Excel?
Sí. La AEAT publica un formato electrónico común para los libros del IVA y del IRPF con plantillas en Excel. Solo ten en cuenta que, si la hoja genera los libros automáticamente a partir de las facturas (por ejemplo, con macros), pasa a considerarse un sistema de facturación a efectos de VeriFactu.
¿Tengo que presentar los libros a Hacienda?
No de forma periódica, salvo que estés en el SII. Tienes que llevarlos al día y entregarlos si Hacienda te los pide.
¿Hasta cuándo tengo para anotar una factura?
Las emitidas, antes de que termine el plazo del 303 del trimestre. Las recibidas, en el orden en que llegan y dentro del trimestre en el que deduces su IVA.
¿Qué multa hay por no llevar los libros?
El 1 % de tu cifra de negocios del año, con un mínimo de 600 €. Un retraso de más de cuatro meses se sanciona con 300 €.
¿Con VeriFactu ya no hace falta el libro de facturas emitidas?
Sí hace falta. VeriFactu no sustituye a los libros registro.